Polisi Preifatrwydd

1. Cyflwyniad

Mae'r Polisi Preifatrwydd hwn yn egluro sut mae Dafydd Thomas Software Ltd sy'n masnachu fel sgwrs.cymru ("Dafydd Thomas Software Ltd", "ni", "ninnau"), yn casglu, yn defnyddio ac yn diogelu eich data personol pan fyddwch yn defnyddio gwasanaeth sgwrs.cymru ("y Gwasanaeth").

Dafydd Thomas Software Ltd sy'n masnachu fel sgwrs.cymru yw'r rheolydd data ar gyfer y data personol a brosesir drwy'r Gwasanaeth hwn, o dan Ddeddf Diogelu Data 2018 a GDPR y DU.

Drwy gael mynediad at y Gwasanaeth neu ei ddefnyddio, rydych yn cydnabod eich bod wedi darllen ac wedi deall y Polisi hwn. Os nad ydych yn cytuno â'r arferion a ddisgrifir, ni ddylech ddefnyddio'r Gwasanaeth.

2. Sail Gyfreithiol ar gyfer Prosesu

Rydym yn prosesu eich data personol ar y seiliau cyfreithiol canlynol:

• Buddiannau cyfreithlon: Darparu, diogelu a gwella'r Gwasanaeth, atal cam-drin, a sicrhau diogelwch y platfform.
• Cyflawni contract: Prosesu taliadau a rheoli tanysgrifiaethau ar gyfer y cynllun Pro presennol a thanysgrifiadau Premier etifeddol sydd eisoes yn bodoli.
• Cydsyniad: Anfon cyfathrebiadau marchnata dewisol, os ydych wedi rhoi caniatâd penodol i hynny.
• Buddiannau cyfreithlon (storio sgwrs): Storio hanes sgwrsiau fel nodwedd graidd o'r Gwasanaeth, gan alluogi defnyddwyr i adolygu a pharhau sgyrsiau blaenorol. Ar gyfer defnyddwyr taledig, mae hyn hefyd yn disgyn o dan gyflawni contract.

Gallwch dynnu cydsyniad yn ôl ar unrhyw adeg yn Gosodiadau → Cyfrif, drwy gysylltu â ni yn data-protection@sgwrs.cymru, neu drwy ddefnyddio'r ddolen dad-danysgrifio mewn unrhyw e-bost marchnata. Mae newyddion cynnyrch wedi'i ddiffodd yn ddiofyn. Nid yw'r dewis hwn yn effeithio ar hysbysiadau pwysig am eich cyfrif a'r gwasanaeth.

3. Data Rydym yn ei Gasglu

Gwybodaeth cyfrif (drwy Clerk): Rydym yn defnyddio Clerk ar gyfer dilysu ac aelodaeth sefydliadau. Pan gofrestrir cyfrif, caiff Clerk eich enw, cyfeiriad e-bost, a phroffil OAuth (os mewngofnodir drwy Google, GitHub ac ati) eu casglu a'u storio. Os byddwch yn creu neu'n ymuno â sefydliad, bydd Clerk hefyd yn prosesu ei enw, eich aelodaeth, eich rôl, eich caniatadau, a'r sefydliad a ddewisir yn eich sesiwn. Gweler polisi preifatrwydd Clerk am fanylion llawn ynghylch sut mae Clerk yn trin y data hwn.

Data defnydd (drwy Vercel Analytics): Rydym yn defnyddio Vercel Analytics i gasglu ystadegau traffig a defnydd dienw, gan gynnwys golygon tudalennau agregedig a digwyddiadau ymddygiadol dienw (megis defnydd nodweddion a gweithredoedd bilio). Ni chaiff unrhyw ddata sy'n gallu adnabod unigolyn ei gasglu gan y system hon, ac mae pob digwyddiad a draciir yn destun glanhau data llym i atal cynnwys gwybodaeth bersonol.

Data taliad (drwy Stripe): Mae taliadau'n cael eu prosesu'n uniongyrchol gan Stripe. Nid ydym yn storio manylion cerdyn credyd na manylion ariannol sensitif ar ein gweinyddion ein hunain. Mae cofnodion trafodion yn cael eu cadw gan Stripe.

Hysbysiadau e-bost a newyddion cynnyrch dewisol (drwy Resend): Rydym yn defnyddio Resend i anfon hysbysiadau cyfrif a gwasanaeth i gyfeiriad e-bost eich cyfrif. Mae Resend yn prosesu cyfeiriad y derbynnydd, cynnwys y neges, a gwybodaeth am ddosbarthu. Os byddwch yn dewis derbyn newyddion cynnyrch Sgwrs, bydd Resend hefyd yn storio'ch cyfeiriad e-bost a'ch statws tanysgrifio er mwyn rheoli'r e-byst hyn a cheisiadau dad-danysgrifio. Mae'ch dewis newyddion yn perthyn i'ch cyfrif, yn annibynnol ar eich proffil Personol neu sefydliad a ddewiswyd.

Negeseuon sgwrs a phromptiau: Caiff cynnwys sgwrsiau a anfonwch at y Gwasanaeth ei storio ar ein gweinyddion (Convex) er mwyn darparu'r gwasanaeth a pharhad hanes. Mae sgyrsiau'n gysylltiedig â'r proffil Personol neu'r proffil sefydliad a ddewisir pan fyddwch yn defnyddio'r Gwasanaeth ac, o fewn proffil sefydliad, â'r aelod a'u creodd.

Data proffil sefydliad: Mae gan broffil sefydliad ei danysgrifiad, ei ddefnydd agregedig, ei osodiadau a'i statws aelodau ei hun. Mae sgyrsiau, promptiau, atgofion, ffeiliau a dewisiadau aelod cyffredin yn aros yn breifat i'r aelod hwnnw oni bai ei fod yn eu rhannu'n fwriadol drwy nodwedd yn y Gwasanaeth. Gall gweinyddwyr sefydliad weld gwybodaeth am filio, aelodaeth, polisi a defnydd agregedig sy'n cynnal cyn lleied o ddata personol â phosibl, ond nid yw statws gweinyddwr ar ei ben ei hun yn rhoi mynediad at gynnwys preifat aelodau.

Integreiddiad Google Drive (dewisol): Os byddwch yn cysylltu un neu fwy o gyfrifon Google drwy Integreiddiad Google Drive yn yr ap (@Drive), byddwn yn gofyn am ganiatâd i chwilio a darllen ffeiliau ar draws y cyfrif Drive cysylltiedig ac i greu neu ddiweddaru ffeiliau rydych yn eu defnyddio gyda Sgwrs. Rydym yn storio tocynnau adnewyddu OAuth wedi'u hamgryptio ar ein gweinyddion (Convex); ni chânt eu dychwelyd i'r porwr. Mae agor y ddewislen @ yn nôl metadata ffeiliau diweddar i awgrymu ffeiliau. Mae dewis cyfrif neu ffeil yn galluogi'r cynorthwyydd i chwilio'r cyfrif hwnnw a darllen cynnwys ffeiliau a gefnogir pan fo angen ar gyfer eich cais. Anfonir cynnwys a ddarllenir o Drive at y darparwr AI i ateb eich cais; gall yr ateb gynnwys dyfyniadau a gaiff eu storio yn eich hanes sgwrs. Mae'r ffeiliau gwreiddiol yn aros yn Google Drive. Rydym yn storio cyfeiriadau at ffeiliau (teitl, id ffeil, dolen, a chrynodebau byr o newidiadau) er mwyn i chi ddychwelyd atynt yn y sgwrs. Gall Sgwrs greu Google Docs, Sheets a Slides a diweddaru ffeiliau a greodd yn y sgwrs pan ofynnwch. Gallwch gysylltu sawl cyfrif Google a'u datgysylltu unrhyw bryd. Rhaid ailgysylltu cysylltiadau presennol i roi mynediad darllen ar draws y cyfrif. Mae'r Integreiddiad hwn ar wahân i fewngofnodi i sgwrs.cymru gyda Google drwy Clerk.

4. Sut Rydym yn Defnyddio Data

Rydym yn defnyddio eich data personol at y dibenion canlynol:

• Darparu'r Gwasanaeth: Prosesu a dychwelyd ymatebion AI i'ch ymholiadau, storio hanes sgwrs sy'n benodol i broffil, cadw gosodiadau, a chadarnhau aelodaeth a mynediad sefydliad.
• Bilio: Prosesu taliadau tanysgrifiadau Personol a sefydliadau ar wahân, rheoli cyfnodau bilio, priodoli defnydd i'r proffil gweithredol, a chydymffurfio â rhwymedigaethau trethi.
• Cyfathrebu drwy e-bost: Anfon hysbysiadau pwysig am eich cyfrif a'r gwasanaeth, a newyddion cynnyrch Sgwrs dewisol dim ond pan fyddwch wedi tanysgrifio.
• Atal cam-drin: Monitro am weithgaredd sy'n torri'n Telerau Gwasanaeth, amhriodol neu'n niweidiol, er mwyn diogelu defnyddwyr eraill a'r platfform.
• Dadansoddeg ddienw: Deall sut mae'r Gwasanaeth yn cael ei ddefnyddio ar lefel aggreg i wella perfformiad a phrofiad defnyddwyr.

Ni fyddwn yn prosesu eich data at unrhyw ddiben arall heb roi gwybod i chi a sicrhau sail gyfreithiol briodol.

5. Darparwyr AI a Phrosesu Data

Mae'r Gwasanaeth yn anfon eich promptiau a chynnwys perthnasol y sgwrs yn uniongyrchol at OpenAI i gynhyrchu ymatebion a delweddau, echdynnu cof y sgwrs, a chwilio'r we pan ofynnir am hynny. Gall ffeiliau rydych wedi'u huwchlwytho gael eu cynnwys pan fo angen i ateb eich cais. Mae Vercel yn cynnal yr ap gwe.

Pan fyddwch yn dewis defnyddio'r peilot gwybodaeth, dim ond y dogfennau rydych yn eu huwchlwytho'n benodol sy'n cael eu copïo i OpenAI Files a storfeydd fector ar gyfer chwilio semantig. Maent yn aros yn breifat i chi o fewn y proffil a'r prosiect a ddewiswyd. Rydym yn cofnodi eu ffynhonnell a'u swm gwirio. Nid yw hyn yn sganio eich Google Drive nac yn disodli deunydd unedau cwrs. Mae storio ymatebion wedi'i ddiffodd (store:false), ond mae ffeiliau a mynegeion a gynhelir yn cadw cyflwr ar wahân. Mae'r peilot yn gwneud ffynonellau'n anhygyrch ar ôl 24 awr ac yn trefnu dileu'r cynnwys lleol a'r ddau adnodd a gynhelir; mae dileu dogfen neu brosiect hefyd yn atal adalw ar unwaith. Mae dod i ben ar ochr y darparwr yn fesur wrth gefn, a rhoddir cynnig arall ar lanhau ar ôl methiant. Gall OpenAI gadw data monitro camddefnydd am hyd at 30 diwrnod, yn amodol ar ei delerau rheoli data. Gweler rheolaethau data OpenAI.

Pan fyddwch yn galluogi dadansoddi ffeiliau, mae OpenAI yn rhedeg cyfrifiadau mewn amgylchedd ynysig dros dro. Rydym yn anfon y ffeiliau sydd ynghlwm wrth y tro hwnnw a chyfarwyddiadau perthnasol y sgwrs. Rydym yn gofyn am ddileu’r amgylchedd ar ôl y dadansoddiad; os bydd y glanhau’n methu, daw i ben ar ôl 20 munud o anweithgarwch. Mae Sgwrs yn cadw’r ffeiliau i’w lawrlwytho yn breifat am hyd at saith diwrnod. Gallwch eu dileu o’r sgwrs, ac mae angen mynediad at y proffil a’r sgwrs wreiddiol i’w lawrlwytho. Gall OpenAI gadw logiau monitro camddefnydd am hyd at 30 diwrnod o dan ei bolisi data API. Mae’r amgylcheddau dros dro hyn ar wahân i’r gosodiad storio ymatebion.

• OpenAI — openai.com/privacy

Rydym yn eich annog i ddarllen polisi preifatrwydd OpenAI hefyd.

Nid ydym yn defnyddio eich data i hyfforddi modelau AI.

6. Rhannu Data

Nid ydym yn gwerthu eich data personol.

Rydym yn rhannu data personol gyda'r is-brosesyddion canlynol yn unig, at ddibenion penodol:

| Is-brosesydd | Pwrpas | Polisi | | ---------------- | --------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------- | | Clerk | Dilysu a rheoli cyfrifon | clerk.com/privacy | | Stripe | Prosesu taliadau | stripe.com/privacy | | Vercel | Cynnal y platfform ac dadansoddeg | vercel.com/legal/privacy-policy | | Convex | Cronfa ddata a storio sgwrs | convex.dev/privacy | | Resend | E-byst cyfrif a gwasanaeth; newyddion cynnyrch dewisol i danysgrifwyr | resend.com/legal/privacy-policy | | OpenAI | Cynhyrchu ymatebion | Gweler adran 5 uchod |

Mae gennym gytundebau prosesu data ar waith gyda'r holl is-brosesyddion a restrir uchod, yn unol ag Erthygl 28 o GDPR y DU.

Gallwn hefyd ddatgelu data os oes gofyn cyfreithiol (e.e. gorchymyn llys) neu er mwyn diogelu hawliau cyfreithiol Dafydd Thomas Software Ltd.

7. Trosglwyddiadau Rhyngwladol

Mae rhai o'n is-brosesyddion, gan gynnwys Clerk, Stripe, Vercel, Convex, Resend a'r darparwyr AI, yn seiliedig yn yr Unol Daleithiau neu mewn gwledydd eraill y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) a'r Deyrnas Unedig.

Pan drosglwyddir data personol y tu hwnt i'r DU, rydym yn sicrhau bod mesurau diogelu priodol ar waith, gan gynnwys Cytundeb Trosglwyddo Data Rhyngwladol y DU (IDTA) neu Atodiad y DU i Gymalau Contractiol Safonol yr UE, fel y'u cymeradwyir gan yr ICO. Mae pob un o'n is-brosesyddion wedi ymrwymo i safonau diogelu data sy'n cyfateb i ofynion GDPR y DU.

8. Eich Hawliau (GDPR y DU)

O dan GDPR y DU a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych yr hawliau canlynol:

• Hawl mynediad: Cael copi o'r data personol sydd gennym amdanoch.
• Hawl i gywiro: Gofyn i ni gywiro data anghywir neu anghyflawn.
• Hawl i ddileu: Gofyn i ni ddileu eich data personol ("hawl i gael eich anghofio"), yn amodol ar eithriadau cyfreithiol.
• Hawl i gyfyngu prosesu: Gofyn i ni gyfyngu ar sut rydym yn prosesu eich data mewn rhai amgylchiadau.
• Hawl i bortability data: Derbyn eich data mewn fformat strwythuredig, cyffredin a darllenwydwy gan beiriant.
• Hawl i wrthwynebu: Gwrthwynebu prosesu sy'n seiliedig ar fuddiannau cyfreithlon, gan gynnwys marchnata uniongyrchol.

I arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, cysylltwch â ni yn data-protection@sgwrs.cymru. Byddwn yn ymateb o fewn un mis calendr.

Mae gennych hefyd yr hawl i gwyno wrth yr Awdurdod Gwybodaeth (ICO) yn ico.org.uk os credwch fod eich data wedi'i brosesu'n anghyfreithlon. Gellir cysylltu â'r ICO yn: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.

Mae'r Gwasanaeth yn defnyddio prosesu awtomatig (ymatebion modelau AI) i gynhyrchu atebion i'ch ymholiadau. Nid yw'r ymatebion hyn yn gyfystyr â gwneud penderfyniadau awtomatig sy'n cynhyrchu effeithiau cyfreithiol neu effeithiau tebyg o bwys arnoch chi o fewn ystyr Erthygl 22 o GDPR y DU. Nid ydym yn proffilio defnyddwyr at ddibenion marchnata. Nid yw monitro atal cam-drin yn cynhyrchu effeithiau cyfreithiol neu effeithiau tebyg o bwys arnoch chi.

9. Cadw Data

• Data cyfrif a phroffil Personol: Caiff ei gadw tra bo'r cyfrif yn weithredol. Pan ddilëir cyfrif, caiff data'r proffil Personol ei ddileu o fewn 30 diwrnod, yn amodol ar eithriadau cyfreithiol.
• Data proffil sefydliad: Mae gadael sefydliad neu gael eich tynnu ohono yn dod â mynediad yr aelod i ben, ond nid yw'n dileu'n awtomatig ddata dilys, cofnodion bilio na chynnwys y sefydliad y mae angen eu cadw ar gyfer y sefydliad. Mae cynnwys preifat aelod yn aros yn anhygyrch i aelodau a gweinyddwyr eraill oni bai iddo gael ei rannu'n fwriadol. Mae ceisiadau dileu a chadw sefydliad yn cael eu trin gan weinyddwr awdurdodedig y sefydliad, yn amodol ar rwymedigaethau cyfreithiol a hawliau'r bobl yr effeithir arnynt.
• Data sgwrs: Caiff negeseuon sgwrs eu storio ar Convex tra bo'r proffil perthnasol yn weithredol ac yna cânt eu trin o dan y rheol gadw Personol neu sefydliad uchod.
• Cofnodion taliad: Caiff cofnodion ariannol eu cadw am y cyfnod a bennir gan y gyfraith berthnasol (yn gyffredinol, o leiaf chwe blynedd) er mwyn cydymffurfio â gofynion cyfreithiol a threthiant.
• Logiau diagnosteg: Caiff logiau system dienw eu cadw am hyd at 30 diwrnod at ddibenion diogelwch a dadansoddeg.

10. Cwcis

Rydym yn defnyddio nifer cyfyngedig o gwcis:

• Cwcis sesiwn Clerk (swyddogaethol): Cwcis hanfodol a ddefnyddir gan Clerk i gynnal eich sesiwn mewngofnodi. Mae'r rhain yn angenrheidiol i'r Gwasanaeth weithredu.
• Vercel Analytics (dienw): Mae Vercel Analytics yn gweithredu heb gwcis. Mae'n casglu data perfformiad dienw i ddeall sut mae'r Gwasanaeth yn cael ei ddefnyddio. Ni chaiff unrhyw ddefnyddwyr unigol eu hadnabod.

Nid ydym yn defnyddio cwcis hysbysebu, cwcis olrhain trydydd parti nac unrhyw gwcis sy'n creu proffiliau marchnata.

11. Plant

Nid yw'r Gwasanaeth hwn wedi'i fwriadu ar gyfer plant o dan 13 oed. Nid ydym yn fwriadol yn casglu data personol plant o dan 13 oed. Os credwch fod plentyn o dan 13 oed wedi darparu data personol i ni, cysylltwch â ni ar unwaith yn data-protection@sgwrs.cymru er mwyn i ni allu cymryd camau priodol.

12. Newidiadau i'r Polisi hwn

Gallwn ddiweddaru'r Polisi Preifatrwydd hwn o bryd i'w gilydd i adlewyrchu newidiadau yn ein harferion data, newidiadau technegol, neu newidiadau cyfreithiol. Pan fyddwn yn gwneud hynny, byddwn yn diweddaru'r dyddiad "Diweddarwyd Ddiwethaf" ar frig y dudalen hon.

Os yw'r newidiadau'n sylweddol, byddwn yn ceisio rhoi hysbysiad priodol, er enghraifft drwy e-bost neu hysbysiad amlwg ar y platfform. Drwy barhau i ddefnyddio'r Gwasanaeth ar ôl i newidiadau ddod i rym, rydych yn cydnabod y Polisi diwygiedig.

13. Cysylltu â Ni

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am y Polisi Preifatrwydd hwn neu am sut rydym yn prosesu eich data personol, cysylltwch â ni:

Dafydd Thomas Software Ltd sy'n masnachu fel sgwrs.cymru data-protection@sgwrs.cymru

Swyddog Diogelu Data: Dafydd Thomas